Frau mit Zettel in ihrer Hand | © panthermedia.net /Andriy Popov

Der klassische Geschäftsbrief – noch lange nicht „out“!

Ein Brief hat eine Würde, die per E-Mail nicht erreicht werden kann. Der altmodische persönliche Geschäftsbrief – auf unberührtem, hochwertigem Papier geschrieben, in einem Umschlag versiegelt und per Post oder per Hand zugestellt – ist nach wie vor der beeindruckendste schriftliche Botschafter Ihres Unternehmens.




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E-Mails haben eine spontane Qualität, die einem Telefonat ähnelt. Ein Brief dagegen sagt, dass jemand seine Nachricht geplant, geschrieben, bearbeitet und getippt hat. Mit anderen Worten, der Absender hat Zeit aufgewendet, – das kostbarste Gut in der modernen Geschäftswelt – um mit dem Empfänger zu kommunizieren.

Es ist eine Schande, dass so viele Geschäftsleute das Schreiben von Geschäftsbriefen als eine schwierige und unliebsame Aufgabe betrachten. Aber so muss es nicht sein. Wir geben ein paar Tipps, was Sie beim Verfassen eines perfekten Geschäftsbriefs beachten sollten.

Das Format eines Standardgeschäftsbriefes enthält folgende Teile

Brief wird geschrieben | © panthermedia.net /depositedhar

Brief wird geschrieben | © panthermedia.net /depositedhar

Datumsgrenze

Dieser besteht aus Monat, Tag und Jahr. Der Monat ist vollständig buchstabiert und alle Zahlen werden ausgeschrieben (1. Januar 2010, nicht 1. Januar). Das Datum wird zwei bis sechs Zeilen unter dem Briefkopf eingegeben, normalerweise auf der rechten Seite.

Referenzzeile

Bei einigen Briefen ist ein spezifischer Verweis auf Datei-, Konto-, Rechnungs-, Bestell- oder Richtliniennummern erforderlich. Diese Verweise werden normalerweise unterhalb der Datumsgrenze eingegeben. Wenn der Brief länger als eine Seite ist, wird die Referenzzeile auf jedem nachfolgenden Blatt wiederholt.

Adresse des Empfängers

Die Empfängeradresse wird normalerweise drei bis acht Zeilen unterhalb der Datumszeile oder auch in der Kopfzeile eingegeben. Wenn ein Brief an eine Person adressiert ist, sind Titel und vollständiger Name des Empfängers unerlässlich. Auch die Postadresse sollte unbedingt vollständig sein, um Fehlzustellungen zu vermeiden.

Anrede

Die Begrüßung ist außerordentlich wichtig. In den meisten Fällen handelt es sich um ein einfaches „Sehr geehrter Herr/Frau/Dr. XY!“, gefolgt von einem Rufzeichen. Der heute übliche Beistrich statt des Rufzeichens ist nicht korrekt! Es ist Standard, eine Person in einem Geschäftsbrief mit derselben Anrede zu begrüßen, die Sie persönlich verwenden. Verwenden Sie also den Vornamen einer Person nur, wenn Sie den Empfänger gut kennen oder sich auf den Vornamen geeinigt haben.

Was aber, wenn Sie sich an ein Unternehmen bzw. eine Abteilung in einem Unternehmen wenden und nicht an eine identifizierbare Person? Das altmodische „Sehr geehrte Damen und Herren“ klingt gestelzt. Die beste Lösung ist wahrscheinlich, sich an das Unternehmen („Sehr geehrte XY GmbH“) oder die Abteilung („Sehr geehrtes XY GmbH Human-Resources-Team“) zu wenden.

Fließtext

Unabhängig davon, ob Ihr Brief aus einem oder mehreren Absätzen besteht, lautet die Hauptregel: In der Kürze liegt die Würze. Geschäftsbriefe sollten niemals über eine Seite hinausgehen, es sei denn, dies ist absolut notwendig. Der Trick ist, kurz und prägnant zu sein und das Thema pointiert zu behandeln.

Abschluss

Brief wird gelesen | © panthermedia.net /Andriy Popov

Brief wird gelesen | © panthermedia.net /Andriy Popov

Bleiben Sie beim Beenden Ihrer Nachricht freundlich und kurz. Wenn Sie den Empfänger kennen, ist es in Ordnung, mit einer persönlichen Anmerkung zu enden: „Ich habe es sehr genossen, Sie auf der Messe zu sehen, und hoffe, dass Ihre Heimreise angenehm war.“ Auch wenn Sie die Person nicht kennen, kann Ihr Abschluss freundlich und herzlich sein: „Ich freue mich darauf, bald mit Ihnen zu sprechen.“ Oder „Bitte rufen Sie mich direkt unter 123-4567 an, wenn Sie weitere Exemplare des Berichts benötigen.“ Es ist immer höflich, für eine Dienstleistung oder Aufmerksamkeit zu danken. Danken Sie jedoch nicht jemandem für etwas, das er noch nicht getan hat: „Vielen Dank im Voraus“ ist anmaßend.

Grußformel

In den meisten Geschäftsbriefen möchten Sie mit einer freundlichen, aber nicht zu freundschaftlichen Grußformel enden. Verwenden Sie Variationen von „mit freundlichen Grüßen“, z. B. „mit besten Grüßen“ oder „mit herzlichen Grüßen“, wenn Sie die Empfänger besser kennen. „Alles Liebe“ verwendet man nur, wenn man mit dem Empfänger befreundet ist.

Unterschrift

Ihre handschriftliche Unterschrift wird unterhalb der Grußformel gesetzt, gefolgt von der getippten Unterschrift mit Titel bzw. Position. Wenn mehr als eine Person einen Brief signieren, können die geschriebenen und typisierten Signaturblöcke nebeneinander oder seltener vertikal angeordnet werden.

Postskriptum

Ein Postskriptum oder PS kann unterhalb der Signatur hinzugefügt werden. Postskripte sind eine gängige Taktik in der Direktwerbung, als wäre dem Verfasser noch ein letzter glanzvoller Grund eingefallen, warum der Empfänger das Produkt unbedingt kaufen sollte. Bei der Textverarbeitung sind PS jedoch selten notwendig und können dem Leser signalisieren, dass Sie Ihre Gedanken schlecht organisiert haben, wenn Sie wichtige Informationen aus dem Hauptteil Ihres Schreibens vergessen haben.

Vorsicht: No-Go!

Frau mit Brief | © panthermedia.net /Andriy Popov

Frau mit Brief | © panthermedia.net /Andriy Popov

Ein absolutes No-Go sind Glückwunsch- oder Anlasskarten, z. B. Weihnachtskarten, die vorgedruckt und nicht vollständig von Hand geschrieben sind. Das Einzige, das auf einer solchen Karte gedruckt sein darf, sind Firmenanschrift und Logo – der Rest sollte per Hand verfasst worden sein. Selbst sehr große Unternehmen machen sich zu Recht noch immer die Mühe, ihre Karten komplett handschriftlich zu verfassen. Dies ist nicht nur die hohe Form der Etikette, sondern ein Ausdruck von Respekt, Höflichkeit und ein Zeichen, dass man willens ist, sich für seine Kunden wenigstens ein- oder zweimal im Jahr so richtig Zeit zu nehmen.

Professionelles und personalisiertes Briefpapier drucken zu lassen, kommt zusätzlich gut an. Es zeigt, dass man sich schon vor dem Schreibprozess Gedanken über den Brief gemacht und sich besondere Mühe gegeben hat. Indem man kein 08/15 Briefpapier verwendet, grenzt man sich von anderen Karten oder Briefen ab und bestärkt die positive Kunden- oder Geschäftsbindung.




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